Bestuurssecretaris in Utrecht

Voor de afdeling Bestuurs- en Directieondersteuning, team Ondersteuning Bestuur en Directie is de provincie Utrecht op zoek naar een:
Bestuurssecretaris
40 uur per week - onbepaalde tijd

Werken bij de provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur; de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.
De afdeling
Het domein kent een aantal kernopgaven: kabinet commissaris van de Koning, bestuurlijke ontwikkeling, coördinatie Europa/internationaal, ondersteuning bestuur/directie, communicatie, opgavegericht werken en interbestuurlijk toezicht.
De collega’s van het team Ondersteuning Bestuur en Directie adviseren en ondersteunen de bestuurders, de directieleden en de concernmanagers bij de uitoefening van hun taken. Ook voert het team kerntaken uit bij besluitvormingsprocessen van het college van Gedeputeerde Staten (GS) en het concernmanagement.

Door toename van de werkzaamheden zoeken wij een enthousiaste collega voor ons Bestuurssecretariaat van het college van Gedeputeerde Staten. Samen met de huidige Bestuurssecretaris en de rest van het cluster zorg jij ervoor dat ons college optimaal kan vergaderen!
Je draagt bij aan de integrale ondersteuning van het college en het behalen van de strategische doelen. Als onmisbare schakel tussen organisatie, het college en Statengriffie help je de samenwerking soepel te laten verlopen. Jouw adviezen aan de voorzitter van het college van Gedeputeerde Staten en de provinciesecretaris dragen bij om de besluitvormingsprocedure te verbeteren. Je helpt en adviseert de collega’s in de organisatie bij het verbeteren van de kwaliteit van de bestuursstukken en geeft het management sturingsinformatie over de kwaliteit van de bestuursstukken. Met jouw inspirerende ideeën adviseer je de organisatie en ons college proactief over de wijze waarop vraagstukken strategisch behandeld kunnen worden. Je bent sterk in het leggen van verbanden tussen de verschillende concern-brede dossiers.
Belangrijke taken zijn:

• Het signaleren van en adviseren over welke onderwerpen voor de GS-vergadering moeten worden geagendeerd. Hierbij beoordeel je de consistentie van de bestuursstukken o.a. op missie, visie en strategie van de provincie en de gevolgde besluitvormingsprocedure. De provinciesecretaris kan vertrouwen op jouw advies met betrekking tot de besluitrijpheid van de aangeleverde bestuursstukken.
• Het treffen van de voorbereiding en verslaglegging van de GS-vergaderingen en verzorgen van de terugkoppeling aan de stellers van de stukken. Je bewaakt de actiepunten en overlegt met de organisatie en directie over de (strategische) planning voor komende vergaderingen. Je levert een bijdrage aan de termijnkalender voor directie en GS.
• Het kennen van alle processen die samenhangen met de besluitvorming, zodat vervanging en continuïteit en de onderlinge vervanging in het cluster geborgd zijn.

Door jouw overzicht over het hele proces weet je de juiste acties uit te zetten. En werk je aan continue verbetering van de kwaliteit van de bestuursstukken en (strategische) advisering aan het college.

Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk, evenals het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Iedereen krijgt de kans om naar eigen vermogen te werken, flexibel op een werkplek die op jou is ingericht. De ontwikkeling van onze medewerkers is immers een randvoorwaarde voor ons succes. De grootte en diversiteit van onze organisatie bieden jou volop ontwikkelmogelijkheden.
Naast uitdagend werk, leuke collega’s en een dynamische omgeving bieden we jou:

• Een salaris van maximaal € 5.486,65 bruto per maand (schaal 12)
• Bovenop je salaris het Individuele Keuze Budget (o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen via een persoonlijk ontwikkelbudget

Wij zoeken een enthousiaste Bestuurssecretaris die in staat is het overzicht te houden in deze hectische/dynamische functie! Je hebt een uitstekend inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocedures. Ook kun je de bestuurlijke verhoudingen en de bestuurlijke haalbaarheid van de adviezen goed inschatten. Je bent sterk in procedures en plannen en organiseren is jouw tweede natuur. Jouw discretie en integriteit zijn boven alle twijfel verheven. Daarnaast sta jij voor professionaliteit en kwaliteit. Je kunt strategisch adviseren en proactief handelen in een complexe omgeving. Met je sterke verbindende, communicatieve vaardigheden weet je te overtuigen. Je bent een netwerker die snel kan schakelen.
Als de situatie erom vraagt heb je er geen probleem mee om flexibel met je werktijden om te gaan.
Verder vragen wij:

• Academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur juridisch of bestuurskundig
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie

Competenties

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Accuratesse
• Bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit
• Netwerkvaardigheid en overtuigingskracht
• Gevoel voor verhoudingen
• Collegialiteit

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.