Projectsecretaris

Beschrijving

Je bent lid van het werkpakketteam Digitale Infrastructuur en het werkpakketteam Digitalisering. Je bent de organisatorische spin in het web en je ondersteunt de projectleiders. Jij bent de verbindende schakel tussen de 2 werkpakketteams en je bewaakt samen met de projectleiders de samenhang.

Als projectsecretaris ben je betrokken bij de voorbereiding, de verslaglegging en de besluitvorming van de periodieke overleggen, zowel met partijen binnen het werkpakket en het programma als met externe stakeholders. Ook beheer je de projectadministraties, waaronder planning, begroting, voortgangsrapportages, contracten, urenadministratie en boekhouding. Daarnaast word je soms gevraagd om inkooptrajecten te ondersteunen en kengetallen te verzamelen en te verwerken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal hbo-niveau.
• Je hebt meerdere jaren ervaring met het werken in projecten.
• Je hebt ervaring met PRINCE2.
• Je hebt ervaring in soortgelijke functies en je hebt goede computervaardigheden.
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend en hebt een goede kennis van de Engelse taal.
• Je bent een doener die goed kan plannen en organiseren en snel kan schakelen.
• Je gaat flexibel om met sterk wisselende situaties in een organisatie die te maken heeft met grote veranderingen.
• Je bent resultaatgericht en hebt een externe oriëntatie.
• Je kunt goed samenwerken en netwerken.
• Je kunt goed en snel een oordeel vormen en hebt overtuigingskracht.
• Je hebt een goed analyserend vermogen en werkt accuraat.
• Je bent organisatiesensitief en flexibel. 

Arbeidsvoorwaarden

Arbeidsvoorwaarden met betrekking tot het salaris.

Arbeidsvoorwaarden met betrekking tot het dienstverband.

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand.
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Deze vacature valt in de functiegroep Commissiesecretaris. Binnen het Functiegebouw Rijk staat deze functiegroep omschreven als: ondersteunt (juridisch) de voorbereiding, de zitting, de commissie, de nabewerking en de afdoening van zaken en/of leidt zittingen.

Wil je meer over de functiegroep Commissiesecretaris en de betreffende doorgroeimogelijkheden te weten komen, ga dan naar het .

Wil je meer weten over het Functiegebouw Rijk? .

De organisatie - Nationaal Archief

Als 'nationaal geheugen' beheert het Nationaal Archief de archieven van de landelijke overheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). Bij het Nationaal Archief zijn ook de wettelijke taken van de Rijksarchiefdienst op het terrein van selectie en advisering ondergebracht. De focus van het Nationaal Archief verschuift steeds meer van papieren, naar digitale archiefvorming en -beheer.

Het Nationaal Archief heeft als missie ieders recht op informatie te dienen en inzicht te geven in het verleden van ons land. Het Nationaal Archief werkt hiervoor nauw samen met de Regionale Historische Centra en met nationale en internationale instellingen binnen en buiten de archiefsector. Het Nationaal Archief fungeert als kenniscentrum voor professionals en is trekker van het nationale innovatieprogramma Archief 2020.

De minister van OCW heeft het Nationaal Archief opdracht gegeven om samen met de Regionaal Historische Centra het programma Digitale Taken Rijk uit te voeren. Dit programma heeft als doel het inrichten van een digitale infrastructuur voor de archieven van de Rijksoverheid. Het Nationaal Archief groeit naar een ondernemende organisatie die ruimte biedt voor loopbaanontwikkeling en ondernemerschap aan professionals op het gebied van informatiemanagement, collectiebeheer, educatie en presentatie.

De organisatie van het Nationaal Archief bestaat uit de algemeen directeur (de algemene rijksarchivaris), de directie Collectie en Publiek, de directie Digitale Infrastructuur en Advies en de afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering. 

De afdeling - Programma Digitale Taken Rijk

Om ervoor te zorgen dat het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra ook in het digitale tijdperk hun taken kunnen uitvoeren is het programma Digitale Taken Rijk (DTR) in 2013 ingericht. Doel van dit programma is om de digitale rijksarchieftaak bij zowel het Nationaal Archief als de Regionaal Historische Centra mogelijk te maken.

Het programma DTR bestaat uit 4 werkpakketten: Digitale Infrastructuur, Serviceorganisatie, Digitalisering en Programma van eisen.

Om de digitale collectie te kunnen opslaan, beheren, onderhouden en toegankelijk te maken is een digitale basis rijksinfrastructuur nodig. Deze infrastructuur is noodzakelijk voor de ondersteuning van de digitale collectie en de papieren collectie. WP1 DTR realiseert en configureert deze digitale infrastructuur (techniek en applicaties) die de digitalisering van de rijkscollectie ondersteunt, de digitale archiveringfunctie van de rijksarchieven ondersteunt en generieke voorzieningen bevat die nodig zijn voor het kunnen overbrengen van records.

Binnen WP3 vindt de digitalisering plaats van de rijkscollectie. De ambitie is om 10% van de totale rijkscollectie in 15 jaar beschikbaar te stellen. Digitalisering draagt bij aan de archiefwettelijke taak om collecties beschikbaar te stellen aan publieksgroepen. De gedigitaliseerde bestanden zullen via de digitale basis rijksinfrastructuur worden beheerd en aan gebruikers beschikbaar gesteld.

Om de digitalisering vorm te geven, wordt een digitaliseringsproces ingericht en geïmplementeerd. Daarnaast worden kwaliteitscriteria en standaarden opgesteld binnen het digitaliseringsproces.

Bijzonderheden

Voor deze functie is van belang dat je op maandag, dinsdag, woensdag en/of donderdag op kantoor bent.

Voor interne- en interdepartementale kandidaten is detachering mogelijk.

Extra informatie

Status

Inactief

Dienstverbanden

Parttime (overdag)