Secretaresse wethouder (32 uur, schaal 7)

Gewaardeerd in schaal 7 (maximaal ? 2739,- bruto per maand o.b.v. een 36-urige werkweek). Deze waardering is vastgesteld. Het betreft een tijdelijke functie tot 1 juni 2015 bij de gemeente Leiden.

MET WIE GA JE WERKEN?

Leiden, stad van ontdekkingen, is op zoek naar tijdelijke ondersteuning! Wij staan voor gezamenlijkheid, een resultaatgerichte aanpak, denken vanuit de stad, effici?nt werken en een evenwichtige verdeling van verantwoordelijkheden.

Onze nieuwe tijdelijke collega is klantbewust, gericht op samenwerking, gedisciplineerd en integer. Kwaliteit staat bij ons hoog in het vaandel!

Het team Bestuur en Communicatie richt zich op adequate ondersteuning en communicatie ten dienste van het bestuur en de organisatie. De kern van bestuur ondersteuning ligt erin collegeleden in staat te stellen keer op keer succesvol te opereren in de samenwerking met de raad, de ambtelijke organisatie, uitvoeringspartners, de samenleving (burgers, bedrijven en instellingen) ?n, met elkaar.

Het team Bestuur en Communicatie ondersteunt daarbij het college, college leden en de ambtelijke organisatie bij bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en communicatie. Het team vervult hierin een cruciale smeerolie functie. Ieder vanuit zijn of haar eigen professie maar allen vanuit de koers de gemeente Leiden te laten ontwikkelen naar een bestuur krachtige centrumgemeente in een economische en culturele Europese topregio.

WAT GA JE DOEN?

Je werkt ??n op ??n met een bestuurder en je hebt de volgende taken:

• 
  Beheer agenda en e-mail inbox bestuurder
• Prioriteren, uitzetten en monitoren acties uit agenda en inbox
• Verzamelen vergaderstukken
• Verwerken uitnodigingen
• Beantwoorden of doorsturen e-mail en afhandeling monitoren
• 
  Correspondentie uitzetten en monitoren
• Correspondentie verwerken in Decos
• Briefnummers aanvragen/uitgeven
• Routinematige correspondentie afhandelen
• 
  Organisatorische en administratieve taken tbv afspraken, bijeenkomsten en overleggen
• Catering, vervoer, vergaderruimtes
• Ontvangst bezoekers en goederen
• Zorgdragen voor ondertekenen stukken
• 
  Telefonische dienstverlening in- en extern
• Afvangen/afhandelen gesprekken voor bestuurder
• Inplannen en organiseren belafspraken
• 
  In voorkomende gevallen voorbereiden en verslagleggen vergaderingen
• Actiepuntenlijst of notulen maken en monitoren acties
• Knelpuntsignalering
• 
  Verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak in- en extern

WAT NEEM JE MEE?

• Je hebt een MBO opleiding/niveau.
• Je hebt een aanvullende opleiding als secretarieel of management-assistente.
• Je hebt kennis van de gemeentelijke organisatie.
• Je bent klantgericht (zowel richting bestuurder als de lijnorganisatie).
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig.
• Je bent initiatiefrijk, flexibel en hebt een groot aanpassingsvermogen.
• Je bent stressbestendig.
• Je kunt goed luisteren.
• Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan.
• Je bent representatief (in verband met ontvangst bezoekers).
• Je bevordert een goede interactie tussen bestuurder en lijnorganisatie.
• Je hebt zowel politiek bestuurlijke als organisatiesensitiviteit.

Samenwerking is een belangrijke competentie. Er wordt door de secretaresses goed samengewerkt teneinde tot uniforme werkwijzen te komen en om de werkwijzen van het secretariaat te kunnen professionaliseren, optimaliseren en waar mogelijk digitaliseren. Onderlinge vervangbaarheid is een vanzelfsprekendheid. Secretaresses werken naar de lijn en naar buiten toe als 1 team hetgeen de collegiale uitstraling van het college als geheel bevestigt en versterkt en de samenwerking tussen lijn en bestuur bevordert. Er is tevens een goede samenwerking tussen het secretariaat van het bestuur en het secretariaat van de clusters om ook deze samenwerking waar nodig te verbeteren en versterken.

WAT BIEDEN WIJ?

• Een uitdagende en afwisselende functie in een team van enthousiaste en slagvaardige collega's.
• Een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer.
• Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
• De rechtspositie van de sector gemeenten, zoals vastgelegd in de Cao voor gemeenteambtenaren, de CAR/UWO.