Collegiale en scherpe managementassistent Ruimte in Utrecht

Dit is je werk
Binnen het secretariaat van 12 secretaresses van Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken we een fulltime managementassistent. Je bent werkzaam in gilde 2 Ruimtelijke kwaliteit en verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van twee managers van dit gilde (afdeling). Je werkt binnen deze gilde samen met de andere managementassistent en jullie vervangen elkaar waar nodig. Hiernaast werk je ook op een Servicepunt voor 2 dagdelen per week. Je krijgt de kans om je meer te verdiepen in het verder professionaliseren van het secretariaatsteam in een veranderende werkomgeving.

Veel voorkomende taken:

• Het beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de manager(s), het inplannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten

• Het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken

• Zorg dragen voor een goede bereikbaarheid

• Het signaleren van verbeterpunten in het werkprocessen binnen het eigen werkveld

• Het ondersteunen bij HRM werkzaamheden en logistieke en administratieve handelingen, o.a. het verwerken van inkomende en uitgaande post, reserveren van vergaderzalen, Wabo-vergunningen in Squit administratief verwerken en het regelen van een account voor nieuwe medewerkers

• Algemene werkzaamheden op een vast secretariaat (Servicepunt), zoals de uitleen van laptops, beheer van de algemene secretariaatsmailbox, afhandelen van fysieke- en digitale post en het beantwoorden van telefoon.

• Notuleren in de vorm van het maken van een actielijst, acties uitzetten en deze bewaken voor het management.

Je werkt binnen het team secretariaat Ruimte, dit maakt onderdeel uit van het gilde Business intelligence, organisatievernieuwing en support. Een team welke volop in ontwikkeling is. De managementassistenten werken binnen een eigen gilde en in teamverband samen. In de toekomst kan geschoven worden voor welke gilde je werkt. Je functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor.

We willen graag dat je binnen Ruimte inspiratie op kan doen, jezelf kan verdiepen en leren wat je nog niet wist en als bijzaak natuurlijk nieuwe collega’s ontmoeten. We bieden dan ook verschillende trainingen aan. Hiernaast wordt halfjaarlijks een bureaudag georganiseerd voor alle medewerkers van Ruimte waarin we met workshops en wandelingen en bijeenkomsten elkaar informeren over wat we allemaal doen, en welke gave projecten er allemaal lopen.

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:

• Een 32- of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.040 en €2.986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het IKB is 17,05% van je salaris.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik dan .

Dit vragen we van je
Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Tenslotte breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en bent stressbestendig.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je enige jaren werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau. Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren.

• Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan binnen Ruimte? Solliciteer direct maar uiterlijk 7 oktober 2018. Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Conny Zuidema, Teamcoördinator team Secretariaat Ruimte via 06 2836 5423. Heb je vragen over de organisatie of de procedure? Bel dan met Jan Willem de Boer, recruiter. 06 1829 1753.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek.
 

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!