Programmasecretaris gezocht voor tijdelijk project bij Ministerie in Den Haag

Beschrijving

Voor het programma reisdocumenten van een Ministerie in Den Haag is op zoek naar een fulltime programmasecretaris voor een functie voor een jaar. Gezocht wordt naar iemand die zeer gestructureerd kan werken, goed kan organiseren, een grote werklast aan kan, ervaren is met het afhandelen van financiën van grote projecten en vooral overzicht kan bewaren. 

Het programma reisdocumenten houdt zich primair bezig met het ontwikkelen van (nieuwe) modellen van de Nederlandse reisdocumenten en met het doorvoeren van aanpassingen/ verbeteringen in de aanvraag- en uitgifte-infrastructuur. Hiervoor is veel overleg nodig met de producent van de reisdocumenten, de leveranciers van apparatuur en programmatuur van het aanvraag- en uitgifteproces en met de instanties waar de reisdocumenten kunnen worden aangevraagd (zoals de gemeenten). 

Het speelveld van de reisdocumenten is complex en kent ook de nodige politieke, bestuurlijke en juridische gevoeligheden. Daardoor moet soms onder grote druk gepresteerd worden, zonder dat de zorgvuldigheid uit het oog wordt verloren. 

Functieomschrijving: 

Je werkzaamheden zullen zeer divers zijn. Je zult je onder meer bezig houden met de volgende werkzaamheden:

• het beheren van een mailaccount waarop veel vragen binnenkomen die te maken hebben met reisdocumenten. Onder het beheren wordt verstaan het beantwoorden van standaardmails, het uitzetten van vragen die niet standaard zijn, het toezien op beantwoording binnen enkele dagen, het archiveren van vragen en antwoorden, etc.; 
• het nauwkeurig opstellen en bewaken van financiële verplichtingen en overzichten; 
• het opstellen en monitoren van het jaarlijkse bestedingsplan van het programma; 
• het ondersteunen van de programmamanager en de beleidsmedewerkers bij de uitvoering van hun werkzaamheden, zoals het organiseren van vergaderingen en afhandelen van telefoonverkeer; 
• het opstellen en afhandelen van contracten en opdrachtbrieven; 
• het afhandelen van stukken die door anderen zijn gemaakt, zoals nota’s, brieven, etc.; 
• het beheer van een website over reisdocumenten; 
• het opstellen en verzenden van nieuwsbrieven over de reisdocumenten aan gemeenten; 
• het zorgdragen voor en doen uitvoeren van de organisatorisch-logistieke aspecten van het programma, inclusief bijeenkomsten. 

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

HBO, Universiteit

Plaats

Den Haag

Dienstverbanden

Tijdelijke fulltime baan