Projectondersteuner in AMSTERDAM

Beschrijving

Wat ga je doen?

In de functie van Projectondersteuner / projectsecretaresse ondersteun je de ambtelijk opdrachtgevers van de drie ‘specials’ het Amsterdam Museum, De Nieuwe Meervaart en het Nationaal Slavernijmuseum.

Stressbestendigheid, snelheid en nauwkeurigheid spelen daarbij een belangrijke rol. Ook wordt er een zekere mate van flexibiliteit gevraagd en bereidheid om onregelmatige uren te werken, vanwege het internationale karakter van het Slavernijmuseum.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• De Projectsecretaresse verzorgt de te leveren ondersteuning op diverse vlakken en op verschillende onderdelen.
• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de twee ambtelijk opdrachtgevers;
• Je bent verantwoordelijk voor de digitale registratie en het archiveren van relevante documenten;
• Logistiek bij evenementen en vergaderingen: locaties regelen, uitnodigingen versturen, (technische/digitale) ondersteuning ter plekke; inclusief evenementencommissie;
• Logistiek overig: attenties regelen, hybride werken organiseren, inwerken nieuwe collega’s organiseren;
• Administratief: algemene mailboxen voor inkomende mails van externen beheren, bestellingen doen, registraties bijhouden, mailings versturen, notuleren (teamoverleggen, weekstart) of notulisten regelen (m.n. Externe overleggen);
• Ondersteuning bij administratieve taken, processen en systemen;
• Team ondersteunende taken, w.o. Zaken die niet door de projectsecretaris wordt opgepakt of taken waarmee de beleidsadviseurs worden ontlast;
• Overige ondersteunende taken zoals uitzetten grote mailings, aanleveren van input voor nieuwsbrieven, inplannen van complexe afspraken met meerdere externe gesprekspartners, inwerkprogramma/begeleiden stagiaires/nieuwe collega’s/trainees, behandelen praktische vragen medewerkers (aanvraag passen, laptops, VOG, ICT, Arbobestellingen, e.d.

Het Amsterdam Museum is gehuisvest in haar eigen collectiestuk, namelijk het voormalige Burgerweeshuis van de gemeente, in één van oudste delen van de stad, tussen de Kalverstraat en de Nieuwezijdse Voorburgwal in. Nadat dit eerst eeuwenlang een klooster was, is in 1580 het klooster veranderd in een weeshuis en vervolgens een museum. En dat zou het eeuwenlang ook blijven. Inmiddels zijn we jaren verder en is het museum toe aan een nieuw hoofdstuk. Het oude gebouw voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en heeft dringend een upgrade nodig. Gemeente en het museum hebben gezamenlijk hun schouders onder het project gezet en zijn al vanaf 2015 bezig om de nieuwe huisvesting voor het museum in het oude gebouw van de gemeente mogelijk te maken.

De nieuwe Meervaart; De huidige Meervaart is sinds de opening in 1977 als vrijetijdscentrum diverse keren verbouwd. De rek is er nu uit, het gebouw biedt onvoldoende ruimte en is technisch in slechte staat. Nieuw West groeit de komende jaren naar 200 duizend inwoners en in het stadscentrum Osdorpplein past een grootstedelijke cultuurvoorziening. Het cultuuraanbod groeit zo mee met het stadsdeel. Deze Nieuwe Meervaart wordt een laagdrempelig theater voor maken, presenteren en leren én een huiskamer voor de wijk. Tevens komt er extra studioruimte voor makers.

Het nationaal slavernijmuseum; Europees-Nederland krijgt in Amsterdam een Nationaal Slavernijmuseum. Een museum dat een brug wil bouwen vanuit het gedeelde verleden, via een hoopvol heden naar een gezamenlijke toekomst. Over een paar jaar moet het museum zijn deuren openen voor het publiek.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Gemeentelijk Vastgoed is verantwoordelijk voor vastgoedbeheer, - strategie, -beleid en -ontwikkeling voor het overgrote deel van de vastgoedportefeuille van de gemeente Amsterdam. De directie Gemeentelijk Vastgoed bestaat uit 125 vaste mensen en circa 25 flexibele medewerkers. Samen beheren zij circa 900 panden. Dit zijn bijvoorbeeld het Koninklijk Theater Carré, De Stadsschouwburg Amsterdam, de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA), maar ook op een veel kleinere schaal zoals een woonkamer voor de wijk.

Wie ben je?

Eisen:

• Afgeronde MBO opleiding in een administratieve richting;
• Ervaring in het bieden van administratieve ondersteuning;
• Kennis van en ervaring met Sharepoint, Outlook en Excell;
• Bereidheid om in de avonduren te werken indien het werk erom vraagt;
• Goede communicatieve vaardigheden.

Wensen:

• Het goed beheersen van de Engelse en Franse taal is een pré;
• Affiniteit met de cultuursector of het onderwerp slavernij is een pré.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 32/36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3050,- en maximaal €4300,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen naar v.schouten@olympia.nl

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

AMSTERDAM

Dienstverbanden

Fulltime (ervaren)

Salarisindicatie

Tussen €3.050 en €4.300 Per maand

Gepubliceerd op

17-03-2025