Medewerker Bedrijfsbureau in Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair? Word Medewerker Bedrijfsbureau! Kies je voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 38.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medewerker Bedrijfsbureau zorg je voor de juiste informatie en rapportages, treed je op als centraal aanspreekpunt en werk je aan het tijdig leveren van producten en diensten.

Wat ga je doen?
Als medewerker van het Bedrijfsbureau Informatiebeheer coördineer je, plan je, onderhoud je en bewaak je de voortgang van de interne bedrijfsprocessen (PIOFACH+) die nodig zijn voor het leveren van de producten en diensten van de afdeling Informatiebeheer. Je draagt bij aan de planning- en controlcylus voor de afdeling Informatiebeheer en je draagt bij aan de JIVC brede planning- en controlcyclus. Het bedrijfsbureau initieert het opstellen van het bedrijfsplan en je monitort de realisatie hiervan ten behoeve van het afdelingshoofd.

Je bent intern het aanspreekpunt voor subafdelingen en medewerkers van Informatiebeheer. Dit doe je door als centraal aanspreekpunt op te treden en informatie te verstrekken.
Het bewaken, rappelleren en informeren met betrekking tot de tijdigheid en voortgang van de producten, diensten en IV wijzigingen zijn onderdeel van jouw verantwoordelijkheid. Het gaat hier om het hele proces van behoeftestelling tot realisatie. Binnen de bedrijfsvoering heeft veiligheid en beveiliging bijzonder de aandacht.

Verder voer je zelfstandig de administratie uit van onder andere de capaciteitsplanning en je bent verantwoordelijk voor de voortgangscontrole van de uitgezette klantbehoeften en klantvragen. Dit doe je door opdrachten te registreren, uit te zetten en door het bijhouden van een voortgangscontrolesysteem. De administratie dient als input voor de managementrapportages.

Voor het bedrijfsbureau zoeken we een collega met een proactieve houding die een deskundige bijdrage kan leveren aan de werkzaamheden van het bedrijfsbureau. We zoeken een collega met veel ervaring binnen het facilitaire of ondersteunende werkveld. De nadruk ligt daarbij op huisvesting, werkbezoeken op locaties, arbeidsomstandigheden en IV/IT.

Wat vragen we? 
Herken jij jezelf in de rol van Medewerker Bedrijfsbureau? Dan zien wij graag het volgende terug:

• MBO+ werk- en denkniveau
• Een ICT omgeving is voor jou bekend terrein
• Ervaring met advisering en begeleiding 
• Ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages

Je bent een spin in het web die goed het overzicht kan bewaren, maar ook oog voor detail heeft. Daarnaast ben je oplossingsgericht en kan je je makkelijk aanpassen. Ook beschik je over sterke sociale en communicatieve vaardigheden en werk je graag samen. In contact staan met de klant is immers een groot onderdeel van jouw functie.

Salarisniveau schaal 8
Minimum salaris: €2.650 bruto per maand
Maximum salaris: €3.550 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Waar ga je werken?
Je gaat aan de slag binnen de afdeling Informatiebeheer (IB) vallend onder het Joint IV Center (JIVC) van Defensie. JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs.
Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

Als Medewerker Bedrijfsbureau Informatiebeheer verricht je jouw werkzaamheden binnen de afdeling InformatieBeheer (IB). Deze afdeling ontzorgt de defensieonderdelen met het beheer van de informatiehuishouding. IB is onder de verantwoordelijkheid van de Defensieonderdelen, belast met het voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen van informatie. Op strategisch / beleidsmatig niveau ondersteunt IB rechtstreeks de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV) in haar rol van procesmodeleigenaar Documentaire Informatie (DI). De afdeling Informatiebeheer bestaat uit het Hoofd en de afdelingen Dynamisch Informatiebeheer (DIB), Semi-statisch Informatiebeheer (SIB), Advies, Instrumenten en Functioneel Beheer (AIF), Publicatie- en Documentatiebeheer (PDB) en het Bedrijfsbureau (BB). Voor het BB zoeken wij een medewerker.

Jouw standplaats is de Kromhout Kazerne in Utrecht.

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.